Cuánto cuesta un software para academia, y cómo saber lo que vas a pagar de verdad

Es la primera pregunta que hace cualquier profesor o dueño de academia cuando se cansa del Excel, y es la que peor contestan casi todas las páginas del rubro. Entras a ver precios y te encuentras con una tabla de tres columnas, unas palabras en inglés y un número que no tiene nada que ver con lo que vas a terminar pagando cuando tengas alumnos de verdad adentro.

Esta guía es para que entiendas los cuatro modelos de precio que existen en el mercado, qué esconde cada uno y cómo calcular tu costo real antes de comprometerte.

Modelo 1: pagas por cantidad de alumnos

El más común en el software de academias. El precio sube por tramos a medida que creces: hasta 50 alumnos pagas una cosa, hasta 100 otra, y así.

Lo bueno: es justo en el arranque. Si tienes 12 alumnos, pagas poco.

Lo que hay que mirar: qué cuenta como alumno. En varios sistemas, el alumno que se dio de baja hace ocho meses sigue ocupando un espacio de tu tramo hasta que lo borres a mano. Y borrar al alumno inactivo suele significar perder su historial de pagos y de asistencia, que es justo lo que querías tener guardado. Antes de firmar, pregunta directamente si el alumno archivado consume cupo.

Modelo 2: pagas por profesor

Típico del software pensado para academias medianas y grandes. Cada profesor que agregas al panel suma al costo mensual.

Lo bueno: si eres un profesor solo, es barato y predecible.

Lo que hay que mirar: cómo cuentan al profesor que da dos horas los sábados. En la mayoría de sistemas cuesta lo mismo que el que da treinta horas a la semana, así que una academia con muchos profesores de pocas horas paga muchísimo más de lo que su facturación justificaría. Si tu modelo es ese, haz la cuenta completa antes de entusiasmarte con el precio de la primera fila.

Modelo 3: plan fijo con funciones recortadas

El clásico de tres columnas. Un plan barato, uno intermedio y uno caro, donde lo que cambia no es el tamaño sino qué puedes hacer.

Lo que hay que mirar: este es el modelo donde más gente termina pagando de más, y por un motivo específico. La función que te hace falta casi nunca está en el plan que te alcanza. Necesitas facturación electrónica y está en el plan caro. Necesitas dar de alta una segunda sede y está en el plan caro. Terminas pagando el triple por una sola cosa que necesitabas, y las otras nueve que vienen en ese plan nunca las abres.

Cuando veas una tabla así, ubica primero la función que sí o sí necesitas y mira en qué columna cae. Ese es tu precio real, no el de la primera columna.

Modelo 4: gratis con packs de capacidad

Es el modelo con el que trabajamos en Batuta, y conviene explicarlo con precisión porque la palabra gratis está muy gastada.

No es una versión recortada ni una prueba con fecha de vencimiento. Es el producto completo, gratis para siempre, con multi-sede, tu propia marca en el portal y facturación SUNAT incluidas desde el primer día. Lo que tiene tope no es lo que puedes hacer, es el tamaño: 20 alumnos, 1 profesor y 5 conversaciones del asistente al mes. Y cuentan los alumnos activos: los que tienen plan vigente o tomaron clase en los últimos 60 días. Las fichas viejas no ocupan cupo.

Si tu academia crece por encima de eso, sumas packs mensuales que se cobran en soles por Mercado Pago:

Alumnos: +100 por S/29, +300 por S/59, +1,000 por S/129.
Profesores: +5 por S/49, +20 por S/99.
Asistente de IA: 500 conversaciones por S/29, 2,000 por S/99, 5,000 por S/229.

Los packs se suman en un solo cobro mensual y cada uno se maneja por separado, así que pagas solo por lo que se te quedó chico. Un profesor solo con 60 alumnos suma un pack de alumnos y nada más. Y si un mes sueltas un pack, no se borra nada: tus alumnos, sus pagos y su historial siguen ahí, solo se bloquea dar de alta a alumnos nuevos hasta que lo vuelvas a tomar.

La lógica es simple. Nunca te cobramos por poder usar una función. Te cobramos por usarla mucho.

Cómo calcular lo que te va a costar de verdad

Antes de decidir, haz esta cuenta con cualquier sistema que estés mirando, incluido el nuestro:

1. Cuenta tus alumnos activos de hoy, no los que quieres tener. Es el error más caro del rubro: contratar el plan del año que viene y pagarlo doce meses antes de necesitarlo.

2. Suma tus profesores reales, incluidos los de pocas horas. Si el sistema cobra por profesor, esta línea puede duplicarte la factura.

3. Ubica la función que no puedes negociar (facturación, segunda sede, portal con tu marca) y mira en qué plan cae. Ese es tu piso, no el precio de entrada.

4. Proyecta a doce meses con el tamaño que realmente esperas tener, no con el de hoy y tampoco con el de tus mejores sueños. La diferencia entre modelos casi nunca se ve en el mes uno, se ve en el mes ocho.

Una advertencia sobre el precio más bajo

El sistema más barato del mercado sale gratis si al final no lo usas. Y la razón por la que la mayoría no se usa no es el precio, es que nadie llega a cargar sus alumnos adentro. Antes de decidir por el número, entra al panel y fíjate si podrías dar de alta a tu primer alumno sin que nadie te explique cómo.

Esa prueba te dice más sobre lo que vas a pagar en el año que cualquier tabla de precios, la nuestra incluida.